28 de abril de 2022
Anteponiendo un cordial saludo, por este medio les informamos que recientemente la Secretaría del Trabajo y Previsión Social del Estado de Baja California, por conducto de la Inspección de Trabajo, ha reanudado las visitas a las empresas con la finalidad de verificar que éstas cumplan con sus obligaciones legales en materia del trabajo, por ello consideramos oportuno a manera preventiva recomendar prepararse manteniendo accesible la siguiente documentación, o en su caso documentos donde conste lo siguiente:
Documentación general:
- Altas ante IMSS del año en curso;
- Pagos SUA del año en curso;
- Prima de riesgo declarada, clase de riesgo y registro patronal;
- Acta constitutiva de la empresa;
- Cámara patronal al que está inscrito;
- Capital contable;
- Listas de nóminas del año en curso; y
- Contratos individuales de trabajo, ya sean por tiempo determinado e indeterminado, del 10% del personal que labora a la fecha de la inspección;
Información sobre los trabajadores:
- Listado de trabajadores que estén en activo donde se especifique, nombre, puesto, actividad, número de seguridad social;
- Cantidad de hombres y mujeres laborando en la empresa;
- Cantidad de menores de 16 a 18 años que estén laborando;
- Cantidad de personas discapacitadas que laboran en la empresa, divididas en hombres y mujeres;
- Cantidad de mujeres en estado de gestación; y
- Cantidad de mujeres en periodo de lactancia.
Si cuenta con sindicato:
- Contrato colectivo;
- Depósito ante la autoridad competente; y
- En su caso, revisión mas actual.
Si se cuenta con empresas contratistas
- Altas ante el IMSS de trabajadores asignados;
- Pagos SUA del año en curso;.
- Contrato de prestación de servicios.
- Registro ante REPSE.
- Número de trabajadores dividido en hombres y mujeres por cada empresa contratista.
- Listado de trabajadores que estén en activo y que estén laborando en la empresa beneficiaria de cada empresa contratista donde se especifique, nombre, puesto, actividad, número de seguridad social, que cuenten con sus distintivos gafetes.
Como recomendaciones generales, sugerimos que dicha documentación y/o información se tenga disponible en original y copia, manteniéndola accesible para la persona que vaya a atender la posible diligencia pueda disponer de ella rápidamente y no se alargue la espera del inspector buscando la misma; así como contar con, al menos, una persona adicional a quien regularmente atiende estas diligencias para que en caso de no estar disponible exista alguien plenamente capacitado para atender la visita, pues incluso se están realizando en sábados; de igual manera, se recomienda hacer del conocimiento de guardias, recepcionistas o cualquier persona que pudiera ser el primer filtro de entrada a la empresa de estas posibles visitas, con la finalidad de evitar contratiempos que pudieran generar complicaciones legales para la empresa, tales como negar la entrada a los inspectores o aletargar los tiempos de atención.
Finalmente, les recordamos que ésta es la documentación mínima que les pudiera ser requerida, pudiendo solicitarse información adicional o diversa a la enlistada, en caso de no contar con alguna información al momento de la inspección, sugerimos explicar que en ese momento no se puede acceder a la misma y razonando el por qué. Recuerden que entre más información presentada correctamente, menos serán las observaciones resultantes.
Para cualquier duda o comentario no dude en contactarnos, estamos a su disposición.
Atentamente,
V&M Corporativo Legal
